Comment NYU Langone a surmonté une perturbation catastrophique de sa chaîne d'approvisionnement pour assurer la sécurité du personnel et des patients

Les soins aux patients

NYU Langone Health Magazine, NYU Langone Health Magazine automne 2020

Pour garantir que les EPI, comme ce respirateur N95 porté par Nina Sacks, infirmière autorisée, répondent aux normes de qualité et de sécurité, les produits sont inspectés par les départements de prévention et de contrôle des infections et de santé et sécurité environnementales avant d'être distribués.

Photo : Jonathan Kozowyk

B À la mi-janvier 2020, alors que le monde apprenait qu'un mystérieux virus commençait à envahir Wuhan, en Chine, les dirigeants de NYU Langone Health ont reconnu que la menace était double. À terme, le virus pourrait bien arriver à New York, et si tel était le cas, les quantités suffisantes d’équipements de protection individuelle, ou EPI, nécessaires pour protéger les patients et les travailleurs de première ligne pourraient ne pas l’être. Avec 70 % des EPI fabriqués dans le monde à Wuhan, les pénuries critiques résultant de perturbations ou de retards pourraient s'avérer tout aussi dangereuses que le virus lui-même.

Le défi de la gestion d'un stock d'EPI incombe à la gestion de la chaîne d'approvisionnement, dont le personnel de plus de 400 personnes a été appelé à s'approvisionner, à se procurer, à distribuer et à réapprovisionner des articles de plus en plus rares à un rythme toujours plus rapide. Jacquelyn Marcus, vice-présidente de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, qui a rejoint NYU Langone en 2019, possède une vaste expérience dans les biens de consommation emballés, où la diversification des sources minimise les interruptions de service. Mais elle a vite appris que les hôpitaux utilisaient depuis des décennies un modèle très différent. Plutôt que de stocker des fournitures, ils ont tendance à commander des marchandises auprès d'un seul distributeur pour des livraisons juste à temps et une utilisation immédiate.

La maladie à coronavirus (COVID-19) a bouleversé ce modèle pratiquement du jour au lendemain, créant une demande mondiale insatiable de gilets pare-balles cliniques tels que les respirateurs N95, les écrans faciaux et les blouses d’isolement. Habituellement, Supply Chain achète 99,8 % de ses EPI auprès d’un distributeur médical. Mais la pandémie a imposé des restrictions strictes aux hôpitaux en fonction de leur utilisation historique des fournitures. Avec une part du distributeur réduite à 9,25 % au printemps dernier, Supply Chain a dû trouver d'autres sources. Rapide. "Il n'y avait pas de feuille de route pour cela", explique Marcus.

Reconnaissant dès janvier que les ruptures d'approvisionnement mettraient en péril la sécurité des patients et du personnel, Daniel J. Widawsky, vice-président exécutif et vice-doyen et directeur financier, a posé une question clé à Mark Pollard, vice-président des opérations hospitalières : « Quels sont les principaux 12 choses qui seront les plus demandées ? Les responsables cliniques ont identifié des éléments essentiels tels que des gants d'examen, des liquides intraveineux (IV), des cathéters et des lingettes désinfectantes. « Sans lingettes, par exemple, les espaces cliniques ne peuvent pas fonctionner », note Marcus. « Nous avons examiné environ 120 articles différents et effectué des achats proactifs qui nous ont mis dans une bien meilleure position. »

Alors que le nombre de cas augmentait au printemps dernier, Marcus et son équipe ont dû trouver des fournisseurs qui répondaient non seulement aux exigences de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis, mais également aux spécifications de qualité de NYU Langone, alors que les EPI de qualité inférieure et contrefaits commençaient à inonder le marché. «Nous avons extrait des produits de tous les coins du monde», explique Widawsky. « Nous avions toujours une longueur d’avance et regardions toujours au coin de la rue. Cela se résumait à l’agilité, à l’exécution et à la musculature. En choisissant les fournisseurs de manière stratégique et en répartissant les commandes, explique Marcus, la chaîne d'approvisionnement « n'a pas eu à mettre tous ses œufs dans le même panier ». Avant que les produits ne soient distribués, ils ont été inspectés par les services de prévention et de contrôle des infections et de santé et sécurité environnementale. « Nous n'allions pas compromettre la sécurité », déclare Marcus.

De nombreuses leçons apprises guident l'équipe de direction de Supply Chain dans la refonte de sa stratégie à long terme. « Nous avons travaillé très dur pour trouver des usines en dehors de la Chine », explique Marcus, « notre paysage comprend désormais de multiples sources. » En partenariat avec Real Estate Development and Facilities, Supply Chain a triplé sa capacité d'entrepôt à 150 000 pieds carrés, permettant de stocker 3 à 6 mois de fournitures critiques. Si nécessaire, l'EPI peut être transporté jusqu'à nos hôpitaux le jour même où il est nécessaire. Au total, Supply Chain a reçu plus de 1 500 leads pour des produits, mais seulement 34 ont été retenus. « Nous n'avons eu aucun approvisionnement frauduleux et aucun problème de qualité ou de sécurité », déclare Marcus, « ce dont nous sommes tous très fiers. »